Registre informatique

Pourquoi la version papier du registre unique du personnel résiste-t-elle encore face au numérique?

Alors que les outils numérique pour une dématérialisation totale du registre unique du personnel sont présent sur le marché, les versions papier continuent à satisfaire une part majoritaire de la clientèle d'entreprise.

A-t-on le droit d'utiliser un registre informatique?

La loi prévoit la possibilité d'utiliser un registre informatique. Mais les conditions strictes d'usage de ce type de registre rendent leur utilisation contraignante. Tout d'abord, l'employeur doit demander la permission à son salarié, lors de l'embauche, d'utiliser des informations personnelles et privées sur un support informatique consultable part tous, y compris les délégués du personnel et autres salariés. L'employeur doit ensuite déclarer à la CNIL l'utilisation d'un tel registre. Il n'a pas besoin d'obtenir une autorisation mais le processus déclaratif peut en rebuter certains.

Enfin, la dématérialisation est un outils particulièrement apprécié de l'État. Le registre informatique et toute la procédure de dématérialisation permet aux services de l'État de contrôler à distance l'activité des entreprises en matière d'embauches.  

La sécurité en terme de registre informatique

La sécurisation des données personnelles est un point très important. beaucoup d'entreprises choisissent le registre papier car il permet de garder la main sur les données personnelles de ses salariés. Tandis que le registre informatique doit permettre à tout un chacun (dans l'entreprise et les services de l'état) d'accéder à cette information, le registre lui est rangé dans le bureau de la RH ou de la secrétaire. Et même si chaque salarié peut demander à y avoir accéder, encore doit-il le demander.

Le registre informatique quant à lui doit rester accessible, ce qui fait que tout le monde peut y accéder, s ans forcément demander. Avec la dématérialisation, il est possible également aux salariés d'y accéder depuis leur domicile, celui d'amis... Tous vos salariés n'ont pas envie de savoir que leurs informations sont disponibles aussi aisément.

Comment remplir le registre du personnel?

Remplir le registre unique du personnel de la petite fabrique est chose aisée.

Prenez votre plus belle écriture et les documents indispensable pour identifier votre salarié.

Notamment, sa carte vitale.

Il va ensuite falloir indiquer, dans l'ordre fixé par le registre. chaque registre a décidé d'une organisation de l'information différente.

Certains comme celui de remarkable demande le nom/prénom des salariés, puis la date de naissance le genre, la nationalité l'emploi occupé ainsi que leur qualification, l'adresse du salarié son numéro de sécurité sociale , (puis, pour les salariés étrangers les informations afférentes) enfin, le type de contrat, date d'embauche et date de sortie de l'entreprise. cette organisation est horizonatle, c'est à dire que vous avez un tableau réparti sur deux pages et vous enregistrer les informations de gauche à droite. chaque feuillet permet l'enregistrement de 9 salarié. mais l'usage est moins simple que pour d'autre modèles (voir ci-dessous).

Le registre unique du personnel de la petite fabrique des cahiers, (ou des registres c'est comme on veut :) ) est organisé différemment, chaque salarié a sa page numérotée, et chaque page à son salarié. L'enregistrement se fait verticalement. Pour certaines informations, la petite fabrique a utilisé un système de cases à cocher bien plus rapide que l'inscription à la main des données.

mais globalement la méthode d'enregistrement est la même. 

N'hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous pour toute question.

Registre unique du personnel excel

Le registre unique du personnel est un document obligatoire à tout employeur de main d'oeuvre. Cela vaut du CDD d'un jour à l'emploi d'un stagiaire.

La raison principale qui pousse les employeurs à s'en munir n'est pas la peur du contrôle (les fonctionnaires du ministère du travail et de la DIRECTT disposent de peu de moyen pour contrôler celle-ci), c'est le risque juridique dans le cas où il y a un problème (accident du travail, litige avec un salarié).

Car l'absence d'un registre du travail lors ou à la suite d'un accident du travail, ça a un coût. ça a un coût financier (pour délit d'entrave 7 500 €, mais aussi d'une contravention de 450 € par salarié non inscrit au registre).
Surtout, l'absence d'un registre unique du personnel est très peu appréciée par les juges, et si vous avez un litige avec un salarié (ce qui peut arriver), cela peut donner un mauvais préjugé aux juges sur vous et votre entreprise.

Le plus simple est donc de s'en munir.

Plusieurs choix vous sont offert.

Vous avez la solution numérique, mais elle implique que vous effectuiez une déclaration normale, puis que vous demandiez à vos salariés de signer une autorisation d'utiliser leurs données sur un support information conformément aux précisions de la CNIL.

C'est bien plus simple d'utiliser le papier :)

Le registre unique du personnel excel

Si vous ne comptez embaucher qu'un très faible nombre de personnes dans votre entreprise les 10 prochaines années, alors la meilleure solution est le registre unique du personnel en version excel (téléchargez ici) que vous pouvez imprimer.

Pour télécharger le pdf "basique" lié à ce fichier, cliquez ici.

Mais si vous pensez un jour embaucher d'autres salariés. Alors munissez vous d'un registre unique du personnel dans le commerce. Laissez moi vous présenter celui du sponsor de ce blog.

Il est à 8.99 euros seulement. ce qui revient à 0.08 euro la page :)

Registre unique du personnel

A la différence du registre unique du personnel excel, celui-ci est relié et vous pouvez enregistrer plus de 10 salariés :)

Dans tous les cas, vous êtres libres d'imprimer, d'éditer, de colorier le registre unique du personnel excel, pour l'usage de votre entreprise, vous ne pouvez pas, par contre, utiliser son contenu commercialement.